Standard Accounting Archive – SAA

SIE-Gruppen har tagit fram ett förslag på filformat för arkivering av räkenskapsinformation, Standard Accounting Archive – SAA. Srf konsulterna är mycket positiva till att SIE-Gruppen har tagit initiativ till att skapa ett filformat för arkivering av räkenskapsinformation. Vi kan däremot inte ställa oss bakom det förslag som SIE-Gruppen presenterar i den här remissen eftersom SIE-Gruppen gör egna tolkningar av bokföringslagen som delvis går emot Bokföringsnämndens tolkningar. Formatet bör arbetas om så att det överensstämmer med bokföringslagens regler och normgivningen från Bokföringsnämnden.

Remissvar:

Srf konsulterna är mycket positiva till att SIE-Gruppen har tagit initiativ till att skapa ett filformat för arkivering av räkenskapsinformation. Vi kan däremot inte ställa oss bakom det förslag i dess nuvarande form som SIE-Gruppen presenterar i den här remissen.  

Inledning

Srf konsulterna har erbjudits möjlighet att svara på remissen om Standard Accounting Archive – SAA. 

Inledningsvis vill vi framföra att vi är mycket positiva till att SIE-Gruppen har tagit initiativ till att skapa ett filformat för arkivering av räkenskapsinformation. Arkiveringen av räkenskapsinformationen är en fråga som är svår att lösa för både företagen och redovisningskonsulterna. Det råder osäkerhet kring både vad som ska sparas för att uppfylla bokföringslagens krav och hur informationen från bokföringssystemen ska sparas och överlämnas från t.ex. redovisningskonsulten till företaget. Det som SIE-Gruppen anger sig vilja uppnå med ett filformat för arkivering är mycket bra!  

Vi kan däremot inte ställa oss bakom det förslag till filformat för arkivering som SIE-Gruppen presenterar i den här remissen. I 8 kapitlet 1 § bokföringslagen (1999:1078), BFL, framgår att Bokföringsnämnden, BFN, ansvarar för att utvecklandet av god redovisningssed. När det gäller BFL:s regler om arkivering har BFN förtydligat lagens innebörd i det allmänna rådet BFNAR 2013:2 Bokföring med tillhörande vägledning. I SIE-Gruppens remiss gör SIE-Gruppen egna tolkningar av BFL som delvis går emot BFN:s tolkningar i BFNAR 2013:2. Det är mycket olyckligt. Att gå vidare med de förslag som SIE-Gruppen presenterar kan därmed leda till problem för de bokföringsskyldiga företagen bl.a. vid eventuella rättsprocesser. 

Formatet bör arbetas om så att det överensstämmer med BFL:s regler och normgivningen från BFN. 

Anser SIE-Gruppen att det inte är möjligt att utveckla ett filformat för arkivering inom nuvarande lagstiftning och normgivning, bör frågan drivas genom hemställan om lagändring eller ändring av normgivningen. Det är inte lämpligt att SIE-Gruppen i stället gör egna tolkningar. 

Exempel på skrivningar som behöver arbetas om

Nedan ger vi exempel på skrivningar i remissen som vi inte står bakom. Det är inte en uttömmande, utan bara exempel. 

Sammanställningar av uppgifter – grundbokföring och huvudbokföring

Enligt BFL och BFNAR 2013:2 är det tydligt att bokföringen ska kunna presenteras i registreringsordning (grundbokföring) och systematisk ordning (huvudbokföring) och att sammanställningar av dessa är räkenskapsinformation som ska arkiveras. I de tolkningar som beskrivs i remissen på sidan 5 och i den uppräkning som görs på sidan 6 har sammanställningarna i registreringsordning och systematisk ordning inte tagits med. Däremot anges det på sidan 15 att arkivformatet stödjer grundbokföring och huvudbokföring (bokföring i registreringsordning och systematisk ordning). 

Vi ser uppgiften i promemorian om att det under de senaste 30 åren inte funnits någon huvudbok i de datoriserade redovisningssystemen som anmärkningsvärd. Vi anser att det är tydligt i såväl BFL som BFNAR 2013:2 att sammanställningarna av grundbokföring och huvudbokföring utgör räkenskapsinformation. Vi kan därför inte stödja den tolkning som SIE-Gruppen gör. Däremot uppfattar vi det som en feltolkning av lagtexten att den skulle kräva att varje möjlig sammanställning skulle utgöra räkenskapsinformation.  

Verifikation, bokföringspost och rättelser

I remissen beskrivs att BFL:s begrepp verifikation ofta blandas ihop med begreppet ”verifikation” i bokföringsprogrammen och som avser de poster som för varje verifikation registreras i ett bokföringsprogram och som påminner om en bokföringsorder eller konteringsstämpel. För att undvika ihop blandning ser vi det som viktigt att programmen inte använder samma benämning som BFL gör om man avser något annat än vad lagen anger. Vi ser det som positivt att SIE-Gruppen tar tillfället i akt att samtidigt som man beskriver problemet uppmanar programtillverkarna att byta benämning i programmen i de fall det används begrepp som avser något annat än det som BFL anger.  

När det gäller SIE-Gruppens tolkning om vad som ska anses utgöra en bokföringspost stämmer den inte överens med BFN:s normgivning. Vi stödjer inte den tolkning som SIE-Gruppen gör.  

När det gäller rättelser beskrivs i remissen att SIE-Gruppen anser att överstrykningar kan anses som en tillkommande bokföringspost inom den befintliga verifikationsposten. Vi uppfattar det som att SIE-Gruppen menar att en rättelse inte behöver göras med en särskild rättelsepost. Vi stödjer inte den tolkningen. BFN:s normgivning är tydlig vad gäller rättelser. Den frågan diskuterades också mycket i BFN när det allmänna rådet beslutades. Diskussionen ledde till ett senare ikraftträdande av den aktuella punkten (punkt 2.17). SIE-Gruppens representant i BFN valde att reservera sig mot den aktuella punkten (framgår av protokollet från BFN:s sammanträde den 5:e december 2013). 

Sidoordnad bokföring 

I remissen beskrivs att SIE-Gruppen tolkar sidoordnad bokföring som en bokföring som avser att på något sätt underindela ett huvudbokskonto i enskilda identifierbara poster.  

I BFNAR 2013:2 finns en kommentar till 5 kap. 4 § BFL. Av kommentaren framgår vad som avses med sidoordnad bokföring. Där anges ”Om företaget t.ex. använder ett bokföringssystem med delsystem och affärshändelserna bokförs och presenteras i sammandrag i systematisk ordning enligt punkt 2.11, kan en specifikation vara nödvändig för att uppfylla lagens krav på kontroll och överblick”. Vidare anges att den sidoordnade bokföringen utgör en del av den löpande bokföringen. I punkt 2.11 anges att affärshändelser som bokförts och presenterats i registreringsordning i ett delsystem får i den systematiska sammanställningen bokföras och presenteras i sammandrag i en bokföringspost.  

Vi stödjer inte SIE-Gruppens tolkning att det bara är de uppgifter som används vid presentationer av den sidoordnade bokföringen som utgör räkenskapsinformation, om SIE-Gruppen med det avser att det endast är de enskilda identifierade posterna som ingår. Om företaget organiserat sitt bokföringssystem med en sidoordnad bokföring för att uppfylla BFL:s krav på bokföring i registreringsordning innefattas även den sidoordnade bokföringens presentation i registreringsordning i det som ska arkiveras.  

Förtydliganden som behöver göras avseende det tekniska formatet 

Manipulationsskydd

I beskrivningen av det tekniska formatet anges att det ska finnas ett manipulationsskydd och att det ska garantera att underlagen i arkivet inte har lagts till, ändrats eller tagits bort. 

Enligt 7 kap. 2 § BFL ska dokument, mikroskrift och maskinläsbara medier som används för att bevara räkenskapsinformation vara varaktiga. I punkt 2.1 i BFNAR 2013:2 anges att bokföringen ska göras på ett varaktigt sätt. Det innebär att det som har bokförts inte ska kunna raderas eller på annat sätt göras oläsligt. Kravet på varaktighet är en viktig del av BFL, för att något ska anses vara bokfört ska det ha bokförts på ett varaktigt sätt.  

Vi anser att det är viktigt att det tekniska formatet kan säkerställa att den räkenskapsinformation som arkiveras verkligen är arkiverad på ett varaktigt sätt enligt BFL:s och BFN:s definition, dvs. inte kan raderas eller på annat sätt göras oläsligt. Det är otydligt vad SIE-Gruppen avser med manipulationsskydd. Vi anser att begreppet manipulationsskydd behöver beskrivas och eventuellt förtydligas så att detta överensstämmer med lagens krav på varaktighet. 

Hur kan informationen visas och läsas?

Remissen innehåller inte, som vi uppfattar det, någon beskrivning av hur den räkenskapsinformation som arkiverats kan visas och läsas. Vi ser gärna att förslaget utvecklas i den delen för att uppfylla det som SIE-Gruppen vill uppnå, dvs. företagare ska kunna ta ut data/sina underlag ur redovisningssystemet för arkivering. 

Tillbaka till övriga remisser