Förslag till föreskrifter om kassaregister – standardexport av data från journalminne m.m.

Remissinstanser

Srf konsulternas förbund har beretts tillfälle att lämna synpunkter på förslag till föreskrifter om kassaregister:

• Skatteverkets föreskrifter om ändring i Skatteverkets föreskrifter (SKVFS 2014:9) om krav på kassaregister, SKVFS 2020:X (dnr 8-634220)
• Skatteverkets föreskrifter om standardexport av data i journalminne från kassaregister, SKVFS 2020:Y (dnr. 8-634526)
• Skatteverkets föreskrifter om ändring i Skatteverkets föreskrifter (SKVFS 2014:10) om användning av kassaregister, SKVFS 2020:Z (dnr 8-634540)

Sammanfattning

Srf konsulternas förbund har erbjudits möjlighet att svara på Skatteverkets förslag till föreskrifter om kassaregister – standardexport av data från journalminne m.m. Vi har i vårt svar begränsat oss till att lämna synpunkter på de förslag som påverkar en användare av ett kassaregister, eftersom Srf konsulternas medlemmar arbetar med de företag som ska dokumentera sin försäljning i ett kassaregister. Vi avstår däremot från att lämna synpunkter på de förslag som rör den tekniska utformningen av ett kassaregister och som främst berör den som tillverkar ett kassaregister.

Sammanfattningsvis har vi inget att invända mot de föreslagna förändringarna men anser att konsekvenserna för användaren av ett kassaregister behöver analyseras mer noggrant såväl vad gäller kostnaden för anskaffning av ett nytt kassaregister som uppfyller de nya kraven som vad gäller den administrativa kostnad som det innebär för företaget att bedöma om ett nytt kassaregister behöver anskaffas. Beroende på utfallet av detta kan tiden för övergångsbestämmelser behöva förlängas och eventuellt samordnas för de olika ändrade kraven så att uppdateringen av kassaregistret kan göras vid ett och samma tillfälle.

Vi är positiva till att definitionen av betalningsmedel förtydligas. Vi ser också ett behov av att Skatteverket i sin information ännu tydligare informerar om vad som gäller om företaget endast tar emot betalningar med t.ex. Swish.

Nedan redogör vi för våra synpunkter på respektive förslag.

Srf konsulternas kommentarer till Skatteverkets föreskrifter om ändring i Skatteverkets föreskrifter (SKVFS 2014:9) om krav på kassaregister, SKVFS 2020:X (dnr 8-634220)

Definitionen av betalningsmedel – 2 kap. 2 §

Vi håller med om att den nuvarande exemplifieringen av olika slag av betalningsmedel har skapat en viss oklarhet kring vilka slag av betalningar som ska registreras i ett kassaregister och vi är därför positiva till den föreslagna förändringen.

Definitionen av registrering upphävs – 2 kap. 17 §

Föreskrifterna innehåller idag i 2 kap. 17 § en definition av begreppet registrering. Definitionen innebär en inskränkning av lagstiftningens begrepp av registrering i 39 kap. 8 § SFL. Att Skatteverket införde en definition av begreppet registrering berodde på att de kassaregister som tidigare fanns på marknaden inte klarade av att spara alla registreringar i journalminnet. Enligt Skatteverket är situationen idag annorlunda och de kassaregister som finns på marknaden har tillräcklig kapacitet för att lagra alla uppgifter. Undantaget är därför inte längre motiverat.

Ändringen innebär att kassaregister som inte är konstruerade eller programmerade på sådant sätt att journalminnet sparar alla registreringar måste ändras. Det innebär också att tillverkarna av dessa kassaregister måste lämna in en ny tillverkardeklaration. Skatteverket har bedömt att detta kan innebära vissa anpassningsproblem för tillverkare av kassaregister. Därför föreslås en över­gångs­bestämmelse som innebär att den nu gällande bestämmelsen får tillämpas fram till och med den 31 december 2022.

Uppgifterna om affärshändelserna som registreras i kassaregistret och sparas i journalminnet är sådan information som ska ingå när dagens försäljning dokumenteras i en gemensam verifikation enligt Bokföringsnämndens allmänna råd om bokföring BFNAR 2013:2. Uppgifterna är räkenskapsinformation under hela den 7-åriga arkiveringstiden. Om det kassaregister som företaget använder inte klarar av att spara alla registreringar i journalminnet måste företaget se till att spara uppgifterna på annat sätt. Genom att journalminnet klarar av att spara alla registreringar blir det enklare för företagen att uppfylla kraven på att spara uppgifterna och det behövs inte någon sidoordnad hantering av detta. Vi ser det därför som positivt att journalminnet ska spara alla registreringar.

Utifrån användarens perspektiv innebär det dock att det kassaregister som används måste uppdateras. Skatteverket har i förslaget inte tagit fram någon övergångsbestämmelse för användaren och önskar synpunkter på detta.

Skatteverket skriver i konsekvensutredningen att ändringen inte bör medföra några väsentliga åtgärder från tillverkare som medför någon påtaglig effekt på prisbilden av kassaregister. Vi vill i denna del hänvisa till vad vi skriver nedan angående konsekvensutredningen kring export av journalminne och framför samma sak i denna del. I det fall uppdatering inte följer med automatiskt i årliga uppdateringar är det en fördel om övergångsreglerna samordnas med reglerna för export av journalminne så att uppdateringen av kassaregistret kan göras vid ett och samma tillfälle.

Bestämmelsen om anmälan av kassaregister flyttas – 4 kap. 7 §

Vi är positiva till den föreslagna förändringen att regeln flyttas till föreskrifterna för användaren av ett kassaregister eftersom det är viktigt att alla krav som ställs på användaren av ett kassaregister samlas i samma föreskrift.

Kontrollkod från en kontrollenhet – 4 kap. 9 § första stycket

Den föreslagna ändringen innebär att ett kassaregister måste få en kontrollkod från ansluten kontrollenhet för att kunna registrera en försäljning, registrera en retur eller ta fram en kvittokopia. Ändringen av bestämmelsen innebär att kassaregister som inte är konstruerade eller programmerade så måste ändras. Det innebär också att tillverkarna av dessa kassaregister måste lämna in en ny tillverkardeklara­tion. Skatteverket har bedömt att detta kan innebära vissa anpassningsproblem för tillverkare av kassaregister. Därför föreslås en över­gångs­bestämmelse som innebär att den nu gällande bestämmelsen får tillämpas fram till och med den 31 december 2022.

Utifrån användarens perspektiv innebär det att det kassaregister som används måste uppdateras. Skatteverket har i förslaget inte tagit fram någon övergångsbestämmelse för användaren och önskar synpunkter på detta.

Skatteverket skriver i konsekvensutredningen att ändringen inte bör medföra några väsentliga åtgärder från tillverkare som medför någon påtaglig effekt på prisbilden av kassaregister. Vi vill i denna del hänvisa till vad vi skriver nedan angående konsekvensutredningen kring export av journalminne och framför samma sak i denna del. I det fall uppdatering inte följer med automatiskt i årliga uppdateringar är det en fördel om övergångsreglerna samordnas med reglerna för export av journalminne så att uppdateringen av kassaregistret kan göras vid ett och samma tillfälle.

Export av journalminnet enligt standardformat – 4 kap. 10 § andra stycket

Ett kassaregister ska idag registrera all den information som ska finnas på kvitto, Z-dagrapport och X-dagrapport. Bestämmelsen ändras nu på sådant sätt att kassaregister som registrerar uppgifter i ett journalminne ska kunna exportera dessa data till en fil i XML. Ändringen innebär att kassaregister som registrerar uppgifter i journal­minne måste tillföras en funktion för att kunna exportera data från journalminne. Det innebär anpassnings­problem för till­verkare av kassa­register men eftersom det enbart handlar om programv­­arufunktioner bedömer Skatteverket att över­gångs­tiden för tillverkning av kassa­register kan vara fram till den 31 december 2022.

Små som stora företag påverkas genom att de behöver anskaffa ett nytt kassaregister. Särskild hänsyn har tagits till detta genom att övergångsbestämmelsen för användare sträcker sig till den 31 december 2027.

Skatteverket skriver i konsekvensutredningen att funktionskravet med export av data från journalminne inte är en komplicerad funktion att införa och att Skatteverket gör bedömningen att det tillkommande kravet endast i begränsad omfattning kommer att vara prishöjande. Skatteverket skriver också att det inte ser några andra konsekvenser än att kassaregister kan bli något dyrare och att förslaget inte innebär att det uppkommer några administrativa kostnader för användaren.

Vi är positiva till förslaget att exporten av journalminnet ska göras på ett standardiserat sätt. Det torde öka säkerheten för att uppgifterna från journalminnet tas fram på ett korrekt och fullständigt sätt vilket i sin tur ökar rättssäkerheten.

Vi vill i detta sammanhang framföra att för ett litet företag är varje kostnadsökning relevant, även om den är liten. Vi vill också framföra att för alla företag medför varje förändring av regelverken en administrativ kostnad i form av att företaget behöver undersöka och utreda om det program som företaget hittills använt uppfyller kraven eller om ett nytt program behöver köpas in. Företaget behöver också ompröva och utvärdera sina processer samt vid ett byte även uppdatera personalhandbok, processbeskrivningar och annat, vilket självklart medför administrativa kostnader för företaget. Vi anser att konsekvensutredningen behöver analysera detta mer noggrant. Kanske är det så att ändringarna kommer att följa med automatiskt i årliga uppdateringar från kassaregistertillverkaren och då är de ändrade reglerna inte så betungande för företaget. Men om det inte är så, utan förändringarna kräver en aktiv åtgärd av företaget, så behövs en mer utförlig konsekvensutredning. Beroende på utfallet av detta kan övergångsbestämmelsen behöva senareläggas. Naturligtvis är det viktigt att företagen informeras om de ändrade reglerna i god tid.

Dokumentation på olika språk – 4 kap. 12 §

Vi är positiva till att bestämmelsen ändras till att den tillåter att dokumentationen, förutom på svenska, får vara på norska, danska eller engelska. Dokumentationen ska utgöra en del av företagets systemdokumentation enligt reglerna i bokföringslagen och Bokföringsnämndens allmänna råd om bokföring BFNAR 2013:2. Eftersom bokföringslagen tillåter att räkenskapsinformationen får vara på dessa språk så underlättar det för företagen att reglerna är desamma för dokumentationen av kassaregistret.

Vi är också positiva till att det förtydligas att dokumentationen får vara i pappers­­format eller i elektronisk läsbar form.

Srf konsulternas kommentarer till Skatteverkets föreskrifter om ändring i Skatteverkets föreskrifter (SKVFS 2014:10) om användning av kassaregister, SKVFS 2020:Z (dnr 8-634540)

Definitionen av betalningsmedel – 2 kap. 1 §

Vi håller med om att den nuvarande exemplifieringen av olika slag av betalningsmedel har skapat en viss oklarhet kring vilka slag av betalningar som ska registreras i ett kassaregister och vi är därför positiva till den föreslagna förändringen.

Vi får många frågor från våra medlemmar vars kunder endast erbjuder konsumenten betalning via Swish. Av Skatteverkets nuvarande regler och information om kassaregister framgår att Swish är ett elektroniskt betalningsmedel och att betalning med Swish ska registreras i ett kassaregister. Vi uppfattar dock att det ibland av företagen uppfattas som om det kravet bara gäller när företagen både säljer mot kontant betalning/kontokort och med Swish, men att kravet inte skulle gälla om företaget endast erbjuder försäljning med Swish. Vi ser gärna att detta förtydligas ytterligare i de regler och den information om reglerna som Skatteverket lämnar.

Att betalningsmedlet ska framgå av kvittot och att kassaregistret ska ställas in på ett sådant sätt att försäljningen kan registreras på alla de betalningsmedel som används av företaget förutsätter att de kassaregister som finns på marknaden möjliggör detta och på ett tydligt sätt informerar företagen om det kravet och hur programmet ska ställas in. Vi kan inte uttala oss om ifall de program som finns på marknaden gör det men kan utifrån de frågor som vi får från våra medlemmar konstatera att företagen inte alltid uppfattat att så är fallet. Vi ser gärna att även detta förtydligas ytterligare i de regler och den information om reglerna som Skatteverket lämnar.

Bestämmelse om anmälan av kassaregister till Skatteverket – 4 kap. 1 §

Vi är positiva till den föreslagna förändringen att regeln flyttas till föreskrifterna för användaren av ett kassaregister eftersom det är viktigt att alla krav som ställs på användaren av ett kassaregister samlas i samma föreskrift.

Tillbaka till övriga remisser